SUPORT AFACERI (POZIȚIE JUNIOR)
Clientul nostru, un operator major de petrol și gaze, caută candidați pentru o poziție de suport pentru afaceri. Ei caută pe cineva cu o experiență solidă în departamente de sprijin și expunere la rol EA/PA (aceasta este o poziție junior). Este un rol contractual PAYE inițial până la 31 decembrie 2024 cu posibilitatea de prelungire. Aranjament de lucru hibrid disponibil.
Scopul rolului:
Rolul este de a asigura suport administrativ eficient și eficient pentru toate funcțiile/departamentele
Responsabilități critice:
Asigurarea faptului că toate activitățile sunt desfășurate într-un mod sigur, în conformitate cu toate cerințele de reglementare, legislația și procedurile HSES ale clienților
p>
Domenii de responsabilitate, responsabilitate și competență:
Oferiți asistență administrativă eficientă de afaceri pentru anumite funcții/departamente, după cum este necesar.
Gestionarea calendarului liderilor superiori, după caz.
Organizați și coordonați eficient întâlnirile, care implică trimiterea de invitații, pregătirea agendelor, distribuirea materialelor pre-citite în avans, rezervarea sălilor de întâlnire, efectuarea de verificări tehnologice pentru întâlnirile Teams și luarea cu sârguință de procese-verbale în timp ce urmăriți elementele de acțiune.
Sprijiniți echipele cu întâlniri externe foarte vizibile în care credibilitatea este esențială, inclusiv întâlniri cu investitorii, întâlniri bancare.
Creați și coordonați orice documentația necesară, rapoartele și prezentările la un standard înalt, asigurând acuratețea conținutului și aderarea la standardul mărcii clientului înainte de emitere.
Coordonarea aranjamentelor de călătorie, cazare și întâlniri externe/ evenimente în conformitate cu procedura de călătorie și cheltuieli de afaceri, inclusiv gestionarea logisticii călătoriilor internaționale, achiziția de vize și menținerea conștientizării securității în cadrul echipei.
Funcția/departamentele de asistență cu scrierea timpului, cheltuieli în SAP Concur și orice alte solicitări administrative ad-hoc.
Sprijin cu activități financiare, inclusiv ridicarea cererilor de achiziție în SAP S4 Hana, integrarea de noi furnizori în Ariba și, legătura cu conturile de plătit și furnizorii pentru a asigura plata în timp util.
Acționați ca o față prietenoasă și primitoare și ca punct central de contact pentru a vă asigura că toți membrii personalului nou sosiți și care pleacă sunt corespunzător la bord/în afara bordului. Lucrați îndeaproape cu alte funcții pentru a vă asigura că toate echipamentele adecvate, managementul biroului sunt la locul lor pentru a vă sprijini funcțiile și a înregistrat cu acuratețe toate mișcările interne.
Suport proactiv și colaborativ pentru echipa administrativă mai largă. atunci când este necesar, lucrând îndeaproape împreună pentru a se asigura că toate echipele primesc o profesie accesibilă